3 veelgemaakte fouten in het eerste gesprek bij (dreigend) verzuim

Het eerste gesprek met een medewerker die dreigt uit te vallen is belangrijk. Juist in dat moment kun je samen voorkomen dat klachten verergeren. Toch gaat het in de praktijk geregeld mis. Meestal niet door onwil, maar door spanning, tijdsdruk of een reflex om snel te handelen. In dit artikel lees je drie fouten die vaak worden gemaakt in zo’n eerste gesprek, en wat je beter wél kunt doen.

Fout 1: te snel naar oplossingen of regels
Als werkgever wil je graag helpen. Daardoor schiet je al snel in de oplossingsstand. Je denkt vooruit, maakt plannen of wijst op procedures. Dat lijkt logisch, maar als je te snel begint over oplossingen of regels, voelt een medewerker zich vaak niet echt gehoord. En juist dat gehoord worden is de basis voor een open gesprek.

Wanneer iemand het idee krijgt dat het meteen over werkdruk, roosters of ‘wat moet volgens de regels’ gaat, kan hij of zij dichtklappen. De echte oorzaak blijft dan onder water. Je bent dus beter geholpen met eerst rustig luisteren. Begin met vragen die ruimte geven, zoals: “Hoe gaat het nu echt met je?” of “Wat merk je dat er lastig is?”. Pas als je begrijpt wat er speelt, wordt het nuttig om samen te kijken naar wat helpt.

Fout 2: signalen bagatelliseren of te snel geruststellen
Een medewerker die tegen de grens aan zit, zegt niet altijd direct hoe zwaar het is. Vaak klinkt het klein: “Ik ben gewoon wat moe” of “Het is even druk.” De verleiding is dan groot om te reageren met iets als: “Dat hoort er een beetje bij” of “Nog even volhouden, het is bijna kerst.” Je bedoelt het meestal goed, maar het effect kan tegenovergesteld zijn. Het kan voelen alsof de klachten niet serieus genomen worden.

Als iemand die reactie krijgt, wordt het juist moeilijker om later eerlijk te zijn. Daardoor komen signalen pas op tafel als het al te laat is. Neem veranderingen in gedrag dus serieus, zonder het groter te maken dan nodig. Een rustige, begripvolle reactie helpt, bijvoorbeeld: “Ik hoor dat het veel van je vraagt. Zullen we samen kijken wat er nu nodig is?” Daarmee laat je merken dat je er bent, zonder direct te oordelen of te dramatiseren.

Fout 3: het gesprek laten voelen als een controle-moment
Soms wordt het eerste gesprek onbewust een soort ‘check’. Je vraagt hoe lang iemand denkt uit te vallen, wanneer er weer volledig gewerkt kan worden of wat er precies misgaat. Dat zijn begrijpelijke vragen, maar als ze te vroeg komen, kan het gesprek afstandelijk of zelfs wantrouwend aanvoelen. Dan ontstaat er een wij-zij gevoel, terwijl je juist samenwerking wilt.

Maak daarom helder wat de bedoeling is van het gesprek. Laat merken dat je wilt meedenken en niet wilt controleren. Dat kan heel simpel zijn door te zeggen: “Ik wil graag samen kijken hoe we kunnen voorkomen dat dit te veel wordt.” Of: “We hoeven nu nog niet alles op te lossen, maar laten we eerst goed begrijpen wat er speelt.” Zo voelt de medewerker zich partner in het gesprek, niet iemand die zich moet verantwoorden.

Wat wél werkt in het eerste gesprek
Een helpend eerste gesprek draait niet om perfecte woorden. Het gaat vooral om je houding. Als je aandachtig luistert, signalen serieus neemt en samen rustig een eerste stap zet, ben je al heel ver. Je hoeft het niet in één keer te fixen. Sterker nog: het eerste gesprek is vooral bedoeld om contact te maken, veiligheid te geven en samen te kijken wat haalbaar is op korte termijn.

Vaak helpt het enorm als je aan het eind van het gesprek iets kleins afspreekt. Bijvoorbeeld dat je over een week weer even incheckt, of dat iemand tijdelijk ruimte krijgt om op adem te komen. Zo krijgt een medewerker weer grip en vertrouwen, en voorkom je dat iets tijdelijks uitgroeit tot langdurig verzuim.